Durante más de un siglo la gestión del trabajo se inspiró en la fábrica: Taylorismo, cronómetro y cadena de montaje. El trabajador se concebía como un recurso casi inhumano, que debía optimizar tiempos mediante la repetición de movimientos, sin tener en cuenta muchos otros factores, entre ellos, conocimiento del oficio, emociones, biorritmos, creatividad, toma de decisiones o colaboración.
Hoy el valor se crea de otra manera: aprender, analizar, crear, decidir, coordinar e impulsar mejora continua a todos los niveles de la organización. En este contexto, “gestionar el tiempo” es insuficiente.
Cambiamos a un paradigma de gestión de prioridades: elegimos de forma consciente dónde invertimos nuestro tiempo, atención y energía para generar el mayor impacto estratégico.
Decidimos en base a la estrategia de negocio y sus objetivos. Nuestra responsabilidad —como directivos, managers y profesionales— es clarificar qué se espera del rol, traducirlo en métricas y monitorizar los avances con una cadencia que asegure el cumplimiento.
En la práctica, esto significa alinear lo estratégico OKR con lo operativo, KPI, focalizándonos en lo importante.
Qué factores internos determinan tus decisiones de prioridad
Para priorizar con criterio debes saber qué te motiva, qué te limita y tus pilotos automáticos. En otros términos, hablamos de conocer tus biorritmos, creencias, preferencias de trabajo y hábitos ineficientes.
El psicólogo y Nobel Daniel Kahneman demostró que operamos con dos modos mentales, el Sistema Rápido, dicta los “sí” automáticos, las urgencias artificiales o perfeccionismo defensivo.
El Sistema Lento decide forma delibera tras tomarse su tiempo para analizar, respondiendo según las necesidades del contexto. Muchas ineficiencias e inadecuadas decisiones, nacen al permitir que el Sistema rápido responda con impulsos.
5 fuerzas limitantes de priorización
Con base en mi experiencia profesional, acompañando a Directivos, Manager y Equipos de alto rendimiento a incrementar su productividad, hemos identificado 5 fuerzas limitantes de priorización:
1) Miedo a decir “no”.
Surge de la necesidad de complacer/agradar a los demás, puede que nuestra autoestima y necesidad de ser aceptado, nos lleva a decir qué SI a todo, limitando nuestra capacidad de priorizar en base a objetivos, sobrecargándonos y elevando el estrés emocional de no llegar a todo.
2) Perfeccionismo.
Podemos confundir la calidad, excelencia con la exigencia, perfección, retrasando trabajos, acumulando tareas por dedicar esfuerzos donde ya no se añade más valor, es un sesgo que limita la productividad y genera insatisfacción.
3) Pensar que “soy imprescindible”.
Surge de una creencia “si no lo hago yo nadie lo hará bien”, por lo que todo pasa por ti. Es un gran limitador, al generar un cuello de botella importante, generar personas dependientes y nada comprometidas con los resultados.
4) Moverse en el paradigma “Todo es urgente”.
Es un sesgo de inmediatez, si comprendemos que todo es urgente y así lo trasladamos, activamos el modo reacción vs control, planificación. Es fundamental establecer los criterios de priorización acordando qué es urgente y transmitirlo a todos los niveles de la organización.
5) Desconocer tus biorritmos.
Cada persona tiene picos y valles de energía, atención. Ignorar tus ritmos y colocar tareas críticas en horas valle degrada la calidad, aumenta errores, alarga los plazos de entrega, así como, se toman peores decisiones por fatiga mental. El resultado final: mediocridad, retrabajos y estrés innecesario.
Para gestionar las prioridades con claridad y focalizarte en resultados, es imprescindible identificarlos, comprender su impacto, dominar la asertividad y sustituir las creencias limitantes por hábitos eficientes.
Técnicas para la gestión de prioridades
En nuestros programas de desarrollo competencial y procesos de Coaching Directivo, ayudamos a los profesionales a profundizar en su autoconocimiento y, usar sistemas de priorización y bienestar emocional, para incrementar la productividad.
Nuestro itinerario empieza por:
⏰ Establecer objetivos y alinear criterios de priorización
Empieza por acordar con tu equipo de trabajo objetivos trimestrales y sus resultados clave. Una vez acordados, comunícalo al resto de personas que están implicadas en la consecución de estos.
Recomiendo, además, agendar una sesión con todas las personas involucradas en el servicio y proyecto, para acordar qué tareas son prioritarias, es decir, alinear los criterios y facilitar la toma de decisiones entre todos.
⏰ Limita tu disponibilidad con asertividad
Son muchos los profesionales que les cuesta decir que NO con asertividad. Conocer tu carga de trabajo y disponibilidad te permitirá tomar la mejor decisión.
Cuando un superior, compañero o persona de tu equipo quiere disponer de ti o solicitar una tarea más, si en ese momento no puedes atenderla, estás priorizando, te invito a qué primero comprendas qué te están solicitando, posteriormente pidas para cuándo se necesita y por último, con asertividad, dando tus motivaciones, rechaces y propongas otras fechas para entregar o atender dichas peticiones.
Para ser respetado, primero debes respetarte a ti mismo.
⏰ Implementa sistemas para evaluar y monitorizar la consecución de objetivos
Como sabemos tener una buena organización y planificación no es suficiente, en la actividad profesional siguen sucediendo eventos que nos impiden avanzar, se producen retrasos en los proveedores, urgencias llevándonos a repriorizar.
Incorporar el método Kanban en la gestión y organización del trabajo nos ayudará a tener un sistema visual, que nos dé luz sobre lo que está sucediendo en cada momento, accionando las palancas necesarias para seguir avanzando hacia el resultado querido.
⏰ Impulsa hábitos de bienestar físico, mental y emocional
Este apartado da para otro blog, sin embargo, os comparto 4 pautas para incrementar el bienestar integral.
Lo primero es practicar alguna actividad física, mínimo de 30’ si bien es preferible los 60’. Ello nos ayudará a mantener un sueño regular y, necesario para tener claridad mental e ir al trabajo con energía vital.
Recomiendo utilizar un diálogo apreciativo con uno mismo y, un lenguaje positivo al interactuar con los demás. Ello contribuye a reducir la carga emocional, el nivel de estrés y mantener foco en lo importante.
Este nuevo paradigma nos invita a tomar consciencia de nuestro rol, preferencias a la hora de organizar y gestionar el trabajo, así como, identificar pilotos automáticos que limitan nuestra capacidad de tomar decisiones orientadas a la consecución de objetivos.
Tener a todos los niveles de la organización alineados en los objetivos, nos ayuda a contribuir a negocio tomando decisiones basándonos en unos criterios de priorización acordados y sabidos por todas las personas de la empresa. El cliente percibe equipos más autónomos y resolutivos.
Los equipos trabajan con foco y orientados a resultados, disponen de tableros Kanban, visualizan el status de su trabajo, son responsables de sus decisiones. Contribuimos a generar una cultura basada en datos y centrada en el bienestar de las personas.
Si quieres que tu organización priorice con claridad y tome decisiones orientadas a resultados, te invito a conocer el Coaching Directivo y/o los programas de desarrollo competencial de alto impacto.
Agenda una sesión para conocer el contexto y desarrollar el itinerario de transformación.
¿Empezamos?
